„Kõik on uus septembrikuus” – slogan, mida tähistatakse paljudes organisatsioonides taasavastatud ühiste kogunemistega. Tänavu tuleb september muidugi teisiti ja selge on see, et maailma vapustanud kriis on muuhulgas muutnud inimesed senisest efektiivsemaks. Igapäevane žonglöörimine erinevate eluvaldkondadega on pannud meid mõtestama, kuidas väiksema aja, energia ja raha kuluga saavutada paremaid tulemusi. Selleks, et aidata sinul vältida mõttetute koosolekute kultuuri pealetungi, panin kirja 5 praktilist nippi, kuidas oma “koos-olekud” efektiivsemaks muuta, toimugu nad siis veebis, kontoris või kosmoselaeval.
1. Mis on koos olemise eesmärk?
Küsi endalt ja veendu, et ka teised teavad, miks antud koosolekut või kogunemist vaja on? Kas eesmärk on infot vahetada, midagi otsustada, kultuuri tugevdada, ideid genereerida, või lihtsalt töökana paista? Seda endalt ausalt küsides võib avastada, et äkki ei olegi vaja, või mis veel olulisem, ehk oleks mõistlik kasutada antud eesmärgi saavutamiseks hoopis mõnda alternatiivset meetodit? Olgu selleks stand-up; reedene saunaõhtu, huddle, väitlus või slacki channel – võimalusi on tänapäeval mitmeid ning edukas Zoomimine on loodetavasti kõigile tõestanud, et oleme paindlikkumad, kui arvame! Loomulikult on oluline alternatiive valides lähtuda erinevate töömeetodite sisust, et mitte tulutult pakendada mõnd klassikaliselt “mõttetut” koosolekut „fääntsisse kuube“.
2. Less is more
Kui leidsid, et koosolek on siiski vajalik, tasubki alustada eelmises punktis püstitatud “Miks?” küsimuse kommunikeerimisest. Ajastades koosolekut, lisa juba kutsesse koosoleku eesmärk ning kirjelda lühidalt teemapüstituse konteksti. Andes inimestele võimaluse ennast iseseisvalt teemaga kurssi viia, ei kuluta sa hiljem väärtuslikku aega ja saad kohe asuda “asja kallale”. Olles esmalt määratlenud ajaraami ja eesmärgi, saad vältida mustrit, kus igale kohtumisele määratakse follow-up, sest “aeg sai otsa”. Kitsas ajaraam tekitab inimeses “nappuse” hirmu, mida näiteks reklaamipsühholoogias kasutatakse vägagi efektiivselt “kuni kaupa jätkub” kampaaniate raames. Kui koosolekul osalejad tunnevad positiivset ja “sportlikku” hasarti väikese ajasurve tõttu, võid leida, et terve meeskonna tempo ja pühendumus tõuseb mõne pügala võrra justkui ise-enesest.
3. Kaasamine
Kui sa nüüd muigad endamisi, et “ma võin ju jagada eelinfot, kuid lõpuks saabub mõni ikka nagu kuuleks ta asjast esimest korda!”, siis tuletan sulle meelde, et jätkusuutlikku ja pühendunud vastutust loob vaid vabadus. Andes inimestele vabaduse ise otsustada, kas nad näevad, et nende osalemine on vajalik ning väärtust loov nii nende endi kui ka kogu organisatsiooni jaoks, tulevad kohale vaid need, kes tahavad seda vastutust võtta. “Mõttetutel” koosolekutel tekivad ebaproduktiivsed arutelud, kuna arvatakse et kaasamine tähendab seda, et “kõik peavad rääkima/osalema”. Nii juhtub, et need kes parema meelega loeks pärast protokollist enda jaoks olulist infot, pannakse kaasa rääkima millegi osas, mis neid tegelikult ei sütita.
4. Rääkimise järjekord
Kindlasti on aga sinugi praktikas koosolekuid, kus peavad kindlasti kõik meeskonnaliikmed osalema ning mis veelgi keerulisem – jõudma mingites teemades/otsustes üksmeelele. Sellisel juhul on oluline ühiselt määrata sõna võtmise või arvamuse avaldamise järjekord. Alustada tasub kõige passiivsemast ning aeglasemast meeskonnaliikmest ning lõpetada “kiirete ja vihastega”, kes niikuinii igal pool ja alati sõna võtavad. Nii saavad kõikide ideed kuuldavaks viisil, mis toetab teema põhjalikku käsitlemist ning kõik kaasatud tunnevad, et on saanud anda enda panuse. Statistiliselt on niimoodi tagatud ka tõenäosus, et “pärlid” üheskoos üles leitakse.
5. Kultuuri tugevdavad koosolekud
Kui sulle nüüd tundub, et läks väga tehniliseks ja tõttöelda on hetkel koosoleku põhifunktsioon ja -eesmärk tugevdada meeskonnakultuuri, siis soovitangi sul koos-olemisest mõelda hoopis kui koos-mängimisest ning kasutada nendes protsessides just tavapäratuid ja rutiine lõhkuvaid meetodeid. Koolitustel näen ikka ja jälle, kuidas inimesed üllatuvad, nähes kui lihtne on mängulise tehnika kaudu ideid genereerida või infot koguda ja töödelda. Kuna post-covid maailmas on ühiselt veedetud aeg eriti väärtuslik, on tark tagada nende hetkede tõeline power just selle kaudu, et loome rituaale, mis annavad meile positiivset energiat. Usu mind, ükski „kuivalt“ esitletud tegevusaruanne või protseduuri kirjeldus “mõttetust” ei peleta!
Kui leidsid siit „retseptiraamatust“ ühegi mõtte, mis tekitas ideid või kahtlusi, siis katseta seda juba järgmisel koosolekul! Kui ühtegi insighti ei tekkinud, siis äkki oledki juba tähenduslike koos-olekute pidaja? Mõlemal juhul kutsun Sind jagama enda katsetusi ja retsepte ka teistega, et saaksime üheskoos luua kirglikult vastutavaid võrgustikke!